Checklist 20 điều lưu ý khi mở quán cà phê
Mở quán cà phê cần những gì? Checklist 20 điều không thể thiếu (2025)
Mở quán cà phê là một hành trình khởi nghiệp đầy hấp dẫn nhưng cũng ẩn chứa nhiều thách thức. Nhiều người mới thường tự hỏi “mở quán cà phê cần những gì” để chuẩn bị đầy đủ và tránh sai lầm. Bài viết này sẽ giúp bạn có cái nhìn toàn diện và chuyên sâu về quá trình mở một quán cafe nhỏ, từ chi phí thực tế, danh sách thiết bị quan trọng, cách xây dựng menu tối ưu, đến những sai lầm thường gặp và cuối cùng là checklist 20 bước thực chiến để bạn tự tin bắt đầu. Hãy cùng bắt đầu tìm hiểu chi tiết từng phần nhé!
Phân tích chi phí thực tế khi mở quán cà phê nhỏ
Chi phí là yếu tố đầu tiên và quan trọng nhất cần lên kế hoạch kỹ lưỡng. Với quán cà phê nhỏ, mặc dù quy mô vừa phải nhưng tổng chi phí ban đầu cũng bao gồm nhiều hạng mục. Dưới đây là phân tích các khoản chi chính (bao gồm cả chi phí ẩn) và gợi ý cách tối ưu:
1. Chi phí thuê mặt bằng – Khoảng 30% tổng đầu tư ban đầu
Mặt bằng thường chiếm tỷ trọng lớn trong ngân sách mở quán. Bạn sẽ cần tính tiền cọc (thường 3 tháng trở lên) và tiền thuê mỗi tháng. Theo kinh nghiệm, tiền thuê mặt bằng chiếm trung bình tới 30% chi phí mở quán cafe sapo.vn. Ví dụ, một vị trí ưa nhìn tại khu đông dân cư có thể tốn 7–15 triệu VNĐ/tháng hoặc hơn tùy diện tích sapo.vn. Để tối ưu:
Chọn vị trí phù hợp: Ưu tiên nơi tập trung khách hàng mục tiêu (gần văn phòng nếu phục vụ dân công sở, gần trường nếu hướng đến sinh viên...). Tránh thuê “giá rẻ” ở chỗ quá khuất, vì sẽ khó thu hút khách.
Thương lượng hợp đồng dài hạn: Cố gắng ký ít nhất 3 năm kèm điều khoản đền bù nếu chủ nhà lấy lại sớm để bảo vệ khoản đầu tư sửa sang quánvinaly.vn.
Tận dụng không gian sẵn có: Nếu có mặt bằng nhà riêng phù hợp, đó là lợi thế giúp tiết kiệm chi phí thuê. Mô hình cafe tại nhà hoặc cafe mang đi (take-away) cũng đang là xu hướng cho vốn nhỏ.
2. Chi phí sửa chữa, thiết kế quán – Không nên xem nhẹ
Không gian quán là yếu tố tạo trải nghiệm cho khách, nên dù ngân sách hạn chế bạn cũng nên đầu tư ở mức hợp lý. Chi phí cải tạo, trang trí có thể dao động mạnh tùy hiện trạng mặt bằng và ý tưởng thiết kế. Trung bình, thuê đơn vị thiết kế chuyên nghiệp có giá khoảng 20–40 triệu VNĐ cho quán nhỏsapo.vn, còn tự thiết kế hoặc tận dụng đồ có sẵn sẽ rẻ hơn. Để tối ưu:
Xác định phong cách chủ đạo: từ đầu (vintage, hiện đại, tối giản…) để mua sắm nội thất có chọn lọc, tránh lãng phí.
Tối ưu chi phí decor: Sử dụng đồ nội thất cũ được tân trang hoặc decor DIY (tự làm) sẽ tiết kiệm đáng kể. Tuy nhiên vẫn cần đảm bảo quán có “chất riêng” để hút khách.
Dự trù chi phí phát sinh: Luôn để dư khoảng 10-15% ngân sách cho các khoản sửa chữa nhỏ hoặc trang trí bổ sung trong quá trình hoàn thiện.
3. Chi phí trang thiết bị và nguyên liệu – Khoản đầu tư bắt buộc:
Mở quán cafe chắc chắn phải sắm một số thiết bị pha chế và dụng cụ phục vụ cơ bản. Đây thường là khoản tốn kém nhưng có thể tối ưu bằng cách lựa chọn đúng nhu cầu. (Chúng ta sẽ có danh sách thiết bị quan trọng ở phần sau). Bên cạnh đó, bạn cần chuẩn bị nguyên liệu pha chế đầu vào đủ cho thời gian đầu khai trương: cà phê, sữa, đường, trái cây, syrup, etc. Một quán cafe nhỏ thường cần khoảng 8–15 triệu VNĐ tiền nguyên liệu khởi đầu.
Lưu ý:
- Chỉ mua thiết bị thiết yếu: ví dụ máy pha, máy xay, bình lắc… Hạn chế sắm máy móc đắt tiền ít dùng đến ban đầu. Có thể mua thiết bị second-hand (đã qua sử dụng) chất lượng tốt để giảm chi phí.
- Nguyên liệu tránh lãng phí: Nhập số lượng vừa phải, ưu tiên nhà cung cấp uy tín, đảm bảo chất lượng ổn định. Dự trù một khoản để bù nguyên liệu hỏng hoặc phải bỏ đi khi mới mở (vì lượng khách chưa đều)vinaly.vn.
- Đa dụng nguyên liệu: Xây dựng menu có nhiều món dùng chung nguyên liệu (ví dụ sữa tươi dùng cho cafe latte, ca cao, sinh tố…) sẽ giúp tối ưu kho và vốn lưu động.
Mẹo: Trong những tháng đầu, chi phí nguyên liệu không nên vượt quá 25–40% doanh thu để đảm bảo lợi nhuận. Nếu tỉ lệ cao hơn, bạn cần điều chỉnh giá bán hoặc tìm nguồn hàng rẻ hơn.
4. Chi phí nhân sự – Cân đối theo quy mô
- Nhân viên phục vụ, thu ngân, pha chế… sẽ là chi phí cố định hàng tháng. Quán nhỏ có thể khởi đầu với 2-3 nhân viên xoay ca (hoặc chính chủ quán trực tiếp làm để tiết kiệm). Ví dụ, quán dưới 60m² thường tốn khoảng 10–20 triệu VNĐ/tháng cho lương nhân.
- Thuê số lượng tối thiểu cần thiết ban đầu, có thể tuyển part-time để linh hoạt chi phí.
- Đa kỹ năng: Đào tạo nhân viên làm được nhiều việc (pha chế cơ bản, phục vụ, dọn dẹp) để giảm bớt đầu người.
- Có quỹ dự phòng lương: Những tháng đầu có thể vắng khách, hãy chuẩn bị sẵn ngân sách trả lương ít nhất 3 tháng để không bị áp lực doanh thu ngay lập tứcsapo.vn.
5. Chi phí đăng ký và giấy phép – Không thể thiếu
- Mở quán cà phê đòi hỏi một số giấy tờ pháp lý: giấy phép kinh doanh hộ cá thể hoặc đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận an toàn vệ sinh thực phẩm, giấy phép phòng cháy chữa cháy... Chi phí cho các thủ tục này thường không nhiều (vài triệu đồng), nhưng thời gian và công sức bỏ ra đáng kể.
6. Chi phí marketing và khai trương – Đầu tư để sinh lời
- Để quán đông khách ngay từ đầu, bạn không nên bỏ qua Marketing. Chi phí này gồm làm bảng hiệu, in thực đơn, tờ rơi, chạy quảng cáo online, chương trình khuyến mãi khai trương... Tùy quy mô mà ngân sách marketing có thể từ 5 đến 20 triệu VNĐ hoặc hơn. Một số gợi ý:
+ Tận dụng mạng xã hội: tạo fanpage, đăng bài trong các nhóm địa phương miễn phí để giới thiệu quán trước ngày mở.
+ Chương trình khai trương hấp dẫn: giảm giá 20-50% tuần đầu, tặng kèm bánh cookie... sẽ thu hút khách trải nghiệm.
+ Marketing địa phương: phát tờ rơi quanh khu vực, treo băng rôn. Với chi phí thấp nhưng hiệu quả trực tiếp đến đối tượng gần quán.
Ảnh đề xuất: Hình ảnh bảng hiệu, fanpage quán cà phê, poster chương trình khai trương, ảnh tờ rơi.
7. Chi phí duy trì và các khoản ẩn khác – Luôn dự phòng:
- Ngoài những khoản lớn kể trên, hàng tháng quán café sẽ phát sinh nhiều chi phí nhỏ nhưng cộng lại không nhỏ.
Ví dụ: tiền điện, nước, Internet, rác, truyền hình cáp K+ (nếu có chiếu bóng đá), chi phí in ấn hóa đơn, menu, mua sắm vật dụng tiêu hao (ống hút, khăn giấy, bao rác, nước lau sàn...). Chủ quán cũng nên để ra một quỹ cho sửa chữa vặt (đèn hỏng, đường ống nghẹt, thiết bị lỗi...). Những chi phí này tuy từng khoản nhỏ nhưng nếu không dự trù trước có thể làm bạn bị động về tài chính sapo.vn.
- Cách tối ưu: Lập bảng kê các khoản chi cố định hàng tháng và tính vào kế hoạch tài chính ngay từ đầu. Ví dụ, dự trù sẵn mỗi tháng 3-5 triệu cho điện nước, 1-2 triệu cho vật tư tiêu hao... Nhờ đó, bạn biết rõ điểm hòa vốn (break-even) hàng tháng cần bán bao nhiêu để bù đắp chi phí.
Ảnh đề xuất: Hình ảnh danh sách các khoản chi tiêu cố định hàng tháng (có thể vẽ thành bảng/bản kế hoạch).
Case thực tế: Một chủ quán cafe nhỏ chia sẻ rằng ban đầu anh chỉ tính tiền thuê, tiền máy móc, bàn ghế... mà quên mất tiền sửa máy lạnh, thay bóng đèn, phí vệ sinh định kỳ. Kết quả 3 tháng đầu luôn vượt ngân sách và phải bù lỗ. Bài học rút ra là luôn “đội” thêm 10-15% quỹ dự phòng cho các chi phí ẩn này.
Tóm lại, để ước tính vốn mở quán cà phê nhỏ, bạn hãy cộng tất cả các hạng mục trên và cộng thêm ít nhất 10-20% làm dự phòng. Thực tế tùy mô hình: quán cafe mang đi đơn giản có thể start dưới 100 triệu VNĐ, nhưng quán nhỏ phục vụ tại chỗ (40-60m²) thường cần khoảng 150–200 triệu VNĐ để setup tương đối đầy đủ. Việc tính toán kỹ lưỡng và tiết kiệm thông minh ngay từ đầu sẽ giúp bạn giảm áp lực tài chính và tăng cơ hội thành công.
Việc nắm rõ chi phí mở quán cà phê nhỏ không chỉ giúp bạn chủ động về vốn, mà còn giúp tối ưu từng đồng đầu tư để tránh những sai lầm đắt giá khi bắt đầu.
Bạn đang cần lên ngân sách mở quán?
Nhận ngay tư vấn 1:1 & báo giá setup quán cà phê trọn gói từ chuyên gia tại Ecosy 3S.
👉 Đăng ký tư vấn miễn phí hoặc gọi ngay: 0779523268
